こんにちは! ライターの大野代樹です。
会社に入社したばかりの新入社員は仕事の仕方がわからない中、業務を進めていかなければならない…なんてことも多いです。不明なことをそのままにしておくとミスを引き起こしかねないため、上司や先輩に質問しないといけないときが必ずやってきます。
このとき、新入社員だからといって「相手の時間を奪う質問」を投げかけてはいけません。自分にも仕事があるように上司や先輩にも仕事があるからです。
本記事では時間を奪わない質問の仕方4選と、新入社員がやってはいけない業務態度を紹介します。万が一NGな質問をしてしまっていた場合は改善が必要です。そして、これから社会人になる人は入社前にマスターし、周囲から一目置かれる存在になりましょう。
新入社員が質問するときに気をつけるべきこと4選
会社に入社したばかりの新入社員は業務でわからないことが多々あり、上司や先輩に質問しないと仕事を進められないことが必ずあります。
「新人の教育」も上司や先輩社員の仕事ではありますが、もちろん他の仕事もしなければなりません。それにも関わらず、新入社員から要領を得ない質問をされてしまっては、自分の仕事を思うように進められなくなってしまいます。
相手の時間を奪うような質問をしてしまわないように、現・新入社員やまもなく入社する人は、次の4項目を意識しましょう。
- 質問事項を明確にする
- 自分の意見を持つ
- 調べてわかることは質問しない
- いきなり質問しない
上記の4項目を意識することで質問のクオリティは大きく上がります。よい質問を投げかけてくる新入社員は自然と重宝されるようになるものです。それぞれ詳細に解説していきます。
質問事項を明確にする
「何を聞きたいのかわからない」という質問は非常にやっかいです。まず聞きたいことを明確にするところから始めなければいけないので、不明点が明確になっている質問より圧倒的に時間がかかります。
このような質問をしないためにも、何がわからないのかを明確にしてから質問しに行くようにしましょう。頭で覚えられない場合は簡単にメモすれば相手にも伝わりやすいです。
自分の意見を持つ
自分が担当している仕事は全てにおいて理由をもって進めないといけません。「なぜこうした?」と聞かれたときに「なんとなく」や「わかりません」という返事しかできなれば、お客様を納得させることは絶対にできないですし、大きなプロジェクトを任されることもないでしょう。
たとえ否定されたとしてもいいので、自分の意見を持つことは重要です。仕事の概要を理解するのに時間はかかるとは思いますが、頭を使って考えれば必ず理解できます。そして、この理解力は将来的にも必ず役に立つスキルなので、自分の意見を持つ癖をつけましょう。
調べてわかることは質問しない
パソコンや資料を見ればわかることは絶対に質問してはいけません。これはもっとも「時間を奪う質問」だからです。資料に書いてあることを質問をしていたら、資料を読み込んでいないことがバレるだけで、評価が下がっても仕方ありません。
万が一やってしまっている人はすぐに改善しましょう。1度悪い評価を受けてしまうと挽回 するのは非常に難しいですが、大きな変化があれば周囲は必ず気づくものです。周囲からの評価が変わっても相変わらず悪い評価を付けてくる人は、嫉妬しているだけなので気にせず仕事を続けましょう。
いきなり質問しない
上司や先輩がどのような仕事をしているかわからない状況で、当然質問をぶつけるのはNGです。もしかしたら集中力を要する作業をしているかもしれないため、そのようなときに前触れもなく質問を投げかけられたら迷惑だと思われても仕方がありません。
質問をするときは必ず「質問したいことがあるのですが、お時間よろしいでしょうか」とワンクッションを置きましょう。忙しければ「今は厳しいから何分後」と言われ、時間があれば話を聞いてくれるはずです。
そして、このとき前述した3項目が出来ていれば、忙しくとも答えてくれる可能性は高くなります。この項目だけ出来ても仕方がないので、紹介した4項目全てを出来るようにしましょう。
新入社員にありがちな危険な考え方
質問の仕方がなっていない新入社員の考え方にありがちなのが、次の3つです。
- 仕事は教えてくれて当たり前だと思っている
- 何でも聞けばいいと思っている
- 自分が悪いと思わない
上記3つの考え方を持って仕事をしている人は、自分の意見を持たないで仕事をし、要領を得ない質問を投げかけ、調べればわかることを突然聞いてくるでしょう。
万が一、上記の1つにでも当てはまる人はすぐに改善する必要があります。考え方は今、この瞬間から変えられます。
仕事は教えてくれて当たり前だと思っている
上司や先輩が仕事を教えてくれて当たり前だと思っている人は危険です。確かに「新入社員の教育」も仕事の内ですが、だからといって新入社員は何も考えなくていいということにはなりません。
給料を貰っている限りは自分の頭を使って働かなければ、会社にとってただのお荷物です。悪い評価を付けられても文句は言えません。
このような状況に陥らないためにも、わかることは率先して行い、わからないことは不明点を明確にして質問をするということが大切です。
この思考法を持ち続けていたら新入社員でなくなったときに必ず苦労します。自分で考えることができないので、何をしていいのかわからないからです。
何でも聞けばいいと思っている
調べればわかることまで聞いてくる人は、おそらくこの考え方で仕事をしているでしょう。パソコンや資料に書いてあることを質問しているようでは、上司や先輩に煙たがられても仕方がないです。
そう思われないためにも「リサーチ力」を身に着けましょう。資料が膨大な場合は調べるのに時間がかかってしまいますが、徐々に慣れて必要な情報を瞬時に得ることができるようになります。
それでもわからなかった場合は「ここまで調べたがわからなかった」ということを伝えて質問をしにいきましょう。調べた努力は絶対に認めてくれますし、「ここまで調べたのか!」と一目置かれるかもしれません。
リサーチ力は将来的に必ず役に立ちます。必ず身につけましょう。
自分が悪いと思わない
新入社員で自分の質問の仕方や態度が悪いのにも関わらず、相手を非難する人を見たことはないでしょうか。前述した2項目に該当する人は、この項目にも当てはまっている可能性が高いです。
「仕事は教えて当然」と思っていると、質問をして期待通りの返事が返ってこなかったとき「なんで教えてくれないんだ!」と腹を立てるでしょう。自分の質問の仕方が悪いことに気づいていないのです。
まずは冷静になりなぜ教えてくれなかったのかを考えましょう。要領を得ている質問を投げかけて答えてくれない上司はあまりいないはずです。もしいた場合は、違う部署に移動させてもらうか転職活動を始めましょう。相手の考え方を変えるよりも、自分が変わったほうが労力がかからず圧倒的に楽です。
新入社員は正しい質問の仕方をマスターしよう!
会社に入社したばかりの新入社員は業務を進める上で確実に質問しなければいけないときがやってきます。現・新入社員の人やこれから入社する人は、質問の仕方をマスターしましょう。
返答がしやすい質問を投げかけることができれば、上司や先輩から一目置かれる可能性は高くなります。嫌われるよりも業務がしやすくなるのは明らかですよね。
まず、紹介した危険な3つの考え方を持っている人は今すぐ改めましょう。
- 仕事は教えてくれて当たり前だと思っている
- 何でも聞けばいいと思っている
- 自分が悪いと思わない
そして、質問をするときは次の4つを意識しましょう。
- 質問事項を明確にする
- 自分の意見を持つ
- 調べてわかることは質問しない
- いきなり質問しない
時間を奪わない質問ができるだけで上司からの評価は大きく変わります。いますぐ実践してみましょう!
この記事を書いた人
大野 代樹(おおの だいき)
千葉県在住のWebライター。
設備系の施工管理会社に入社。ノマドワーカーに憧れを抱くようになったため退職し、ライターとしての活動を開始。
エンタメ系の記事やコーヒーについての記事を執筆中。読書・筋力トレーニング・畑が趣味。