こんにちは。ヒトノワ編集部の平澤です。
今回のテーマはビジネスメールの基礎知識です！
最近は電話よりもメール対応の方が多いと思います。メールは電話よりもさらに表情が読み取りづらいので、簡単なようで難しいです。各ポイントに分けてお伝えします！
メール送信時、気を付けるポイント
メールは現代社会において非常に重要なツールですが、社会人になってもなかなか教えてもらうことは少ないと思います。
そこでまずはメール応対の基本的なポイントを確認してみましょう！
送信時間
メールって良くも悪くも相手の時間を気にせず送れますよね。だからと言って、朝の6時台や夜の21時以降にメールを送るのは止めましょう。
対法人で会社のメールアドレスなら百歩譲っていいですが、個人宛だと早朝や深夜にメールが来ると「非常識な人」と思われます。みなさんもそんな時間にメールきたらイヤですよね？
お客様も同じです。時間を選ばない便利なツールだからこそ、常識的な時間に送るようにしましょう。
宛先
メールは電話と違って送る前に宛先を確認できます。送信先が本当に送りたい先なのか。また、初めて送る先は入力ミスがないかしっかりと確認しましょう。誤った相手に送った場合、内容によっては情報漏えい事故になりかねません。基本中の基本ですが、入力後と送る前には必ず確認しましょう。
受信時も宛先には注意が必要です。昨今、サイバー犯罪が激化していますので、文面だけで判断せず相手のアドレスをチェックすることが大事でしょう。被害の一番多い原因が「宛先をちゃんと確認せずに添付ファイルを開いてしまった」ですから。
心当たりがないアドレスから送られてきたメールは開かないで削除しましょう。
複数に同時に送る時
同じ内容を複数に送る際、設定を間違えるとアドレス情報をばらまいてしまいます。そこで以下の機能を確認しておきましょう。
To（宛先）
メインの送信先。
Cc
To宛の情報を共有したい送信先。相手は返信義務なし。
Bcc
ToやCc宛の情報を共有したい送信先。Bccで指定されたメールアドレスは「To」と「Cc」に送信した相手には見えない。
例を挙げると、
To→取引先の担当者
Cc→取引先の担当者の上司、自社で同じ企画に参加している人
Bcc→状況を把握しておいてほしい自社の上司
などでしょうか。
集合場所などを一斉に送る際はToを自分にしてBccに参加者のアドレスを入れたりすると、参加者同士の情報を守れるのでいいですね。
メールを送る時の構成
ではいよいよメールを送る時の構成についていきましょう。基本的には宛名→あいさつ・名乗り→要件→署名となります。例を挙げると以下の流れです。
株式会社 ■■商事
田中 様
お世話になっております。
三善屋の山内です。
○月×日の工事の材料の件で……
～以下要件を記載～
お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信の程、よろしくお願いいたします。
————————————————
株式会社三善屋
山内裕介
〒134-0088
東京都江戸川区西葛西6-28-12-805
TEL : 03-6337-5930
では細分化してみていきましょう！
宛名
会社名＋担当者名＋様が一般的です。もし役職名を付ける場合は以下の様になります。
株式会社 ■■商事
工事課 課長 田中 様
たまに見かける「田中課長様」は間違いです。役職名には敬称が込められているので、「田中課長」もしくは「課長 田中様」としましょう。また、普段直接会う時は「田中さん」って呼んでいたとしても、メールの場合は「田中様」と書いた方が無難です。
あいさつ・名乗り
電話でも説明しましたが「お世話になっております」で書き初めて、自社名＋自分の名前で、簡潔に名乗りましょう。
要件
ここが一番難しいのですが、メールではなるべく簡潔にシンプルにわかりやすく要点をまとめて書きましょう。うん、難しいですね（笑）。そこで、僕がよくやるのは箇条書きです。
・連絡の目的
・質問事項をナンバリングし箇条書き
・返信を促す終わりの挨拶
具体的な例を挙げると、
先日ご依頼いただいた自動車保険のお見積もりについて、追加で伺いたい点がありご連絡しました。
1.お車の車検証をお送りください。
2.運転される方で最若年者のご年齢をお教えください。
3.他にお車はお持ちでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信の程、よろしくお願いいたします。
聞きたいことを箇条書きにすることによって、相手も返信が出しやすくなります。文字だけのメールで伝わりづらいと思った場合は、「後ほどお電話にてご説明いたします」などで締めて、電話でフォローするといいでしょう。
メールは見てほしい書類を添付して送ることができるので、電話と併用するといいですね。
署名
初回のメールには必ず署名を付けましょう。署名には以下の情報を入れましょう。
・会社名
・自分の氏名
・会社住所
・連絡先
何回かやり取りしている場合は署名を割愛してもいいと思いますが、名字だけでも入れておくと丁寧だと思います。
これって口語？文語？
メールを見ていると、口語と文語を使い分けられていない人が意外と多いです。
かく言う自分もよく間違えていました。なので恥を書く前に知っておきましょう。
1. 御社 2. 貴社
正解は「御社＝口頭で言う場合」「貴社＝文章で書く場合」です。
ついつい喋る時の勢いで文面でも御社を使ってしまうケースや、逆に文面で貴社と使っているため喋る時にも貴社と言ってしまうことがありますので、注意しましょう。
あと、忘れてしまったことを意味する「失念」という言葉は、口語で使ってもいいと思いますが、基本的には文語で使われることが多いので、メールで打つときは「返信を忘れており～」ではなく「返信を失念しており～」の方が丁寧な印象があります。
ビジネスメールNG集
最後に、ビジネスメールでありがちなNG集をまとめてみました。
御中と様の使い分け
御中は「会社の人誰でもいい」とか「担当者の名前がわからない場合」に使います。対して様は個人を指して使うので、同時に使うことはないんですね。 「株式会社■■商事御中 田中様」ってなってると「え？会社宛なの？田中宛なの？」ってなります。気を付けましょう。
絵文字や顔文字はNG
絵文字や顔文字は原則止めておきましょう。
百歩譲って個人間のメールのやりとりならいいのですが、会社同士のやりとりでは、どれだけ仲がよくなっても止めておいたほうがいいです。
普通に考えて取引先から「先日はありがとうございました(^O^)／」とか書いてあったらびっくりしません？（笑）
記号も注意
「！」「？」といった記号も注意しましょう。例え疑問文であったとしても「～でよろしいでしょうか。」のように句点で終わらせるのがマナーです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？ まとめると以下がポイントになります。
- メールとはいえ、送る時間は常識的な時間（9時～18時）にする
- 宛先は誤りがないかしっかり確認する
- ToとCcとBccを使い分ける
- メールの構成は宛名→あいさつ・名乗り→要件→署名
- 口語を使わない
- 絵文字、顔文字は使わない
少しでも参考になれば幸いです！ また次回、お会いしましょう！
この記事を書いた人
平澤 一馬（ひらさわ かずま）
東京都世田谷区出身
保険業界7年目
20代前半に声優・舞台俳優をめざし養成所や小劇団に所属していた。芝居を辞めた後、様々な人とのご縁があり、人としての在り方や経営学について勉強させてもらう。
その時の経験を活かして「どうやったらわかりやすく伝わるのか」をモットーに営業しております。日々勉強。
