テレワークを業務効率化するためのコツは？業務効率化できない理由も

こんにちは！ライターの梶原陵です。

「テレワークを効率的におこないたいけれど、どのようにすればいいのかわからない」

そのような方も多いのではないでしょうか。 新型コロナウィルス感染拡大の影響で、テレワークが増加している現在、業務効率化は非常に重要です。

テレワークの場合、自宅やカフェなどにおける個人作業になるため、自分自身で仕事の作業管理をおこなわなければなりません。

しかし実際、仕事に集中できず悩んでいる方も多いでしょう。

この記事では、テレワークを業務効率化するためのコツについて紹介していきます。 業務効率化できない理由も解説しますので、テレワークについて悩んでいる方はぜひ、この記事を参考にしてください。

テレワークを業務効率化できない理由

テレワークを業務効率化できない理由は、おもに次の5点が挙げられます。

• コミュニケーション不足
• 生活リズムの変化による業務効率低下
• 業務がマイペースになりがち
• 在宅勤務の環境整備不足
• モチベーション維持が難しい

それぞれ順番に解説します。

コミュニケーション不足

社員同士のコミュニケーション不足も、テレワークを業務効率化できない理由の1つです。

オフィスワークであれば、業務のなかでわからないことがあっても少しのやりとりですぐに解決できます。

しかし、テレワークだとオンラインミーティングやチャットでやりとりしなければならず、タイミングが合わないと業務がストップしてしまうこともあるでしょう。

また、テレワークはオフィスワークとは違い、個人作業がほとんどです。 他の社員と顔を合わせることも少ないため、お互いを知る機会もほとんどありません。

人間関係が構築できないと社員同士で素直な意見交換もできなくなるため、遠慮して遠回りなやりとりとなり結果的に業務効率低下につながります。

生活リズムの変化による業務効率低下

テレワークでは、生活リズムの変化による業務効率低下も不安視されます。

在宅では、テレビや動画、マンガなどもすぐに見れる状況です。また、疲れたと感じたらベットなどですぐに休むこともできます。

オフィス勤務では他の社員の目もあるため集中して作業できますが、在宅では自分自身で作業時間・休憩時間を考えなければなりません。

そのため、自己管理が得意な人でないと業務効率化低下につながってしまうでしょう。

業務がマイペースになりがち

テレワークでは、業務がマイペースになりがちです。

限られた勤務時間で最大限の成果を出すためには、スケジュールにメリハリを付ける必要があります。

午前中は集中力が高い状態と言われているため、事務作業をするのがおすすめです。

また、作業のスケジュール管理をするうえでは、ポモドーロ・テクニックの活用もおすすめです。

ポモドーロ・テクニックとは、25分の作業と5分の休憩を繰り返して、集中力を切らさないようにする方法です。

このように、テレワークでは、むやみに目の前の仕事に取り組むのではなく、業務を効率的にこなせる時間帯や時間配分を考えましょう。

限られた勤務時間で最大限の成果をあげるためには、スケジュールにメリハリをつける必要があります。

テレワークの環境整備不足

テレワーク環境が整っていないと、業務効率が大きく低下してしまいます。アナログ的な作業については、出来るだけペーパーレス化していく事が大切です。

せっかくテレワークを開始しても、一部の業務のためにわざわざオフィスに出社することは、環境整備不足による業務効率低下につながります。

モチベーション維持が難しい

テレワークは、モチベーションが保ちづらい環境であると言えます。オフィス勤務であれば身支度を整えたり、スーツに着替えたりすることで、オン・オフを切り替えることができます。

オフィスでは、上司や同僚の目もあるため、緊張感を持って仕事ができます。しかし在宅では、同居している家族や生活音が聞こえてしまうこともあります。

特に自室や書斎がないような家庭では、静かな環境を保つことが難しいだけでなく、簡易の机やイスで業務をせざるをえず、長時間の労働が苦痛になることもあるでしょう。

また、育児をしながら仕事をしなければならないケースもあります。このように、テレワークでは仕事とプライベートの区別がつきにくく、モチベーション維持が難しいといえるでしょう。

テレワークを業務効率化するためのコツは？

テレワークを業務効率化するためのコツは、おもに次の4点が挙げられます。

• コミュニケーション活性化
• テレワークの環境整備
• 作業の効率的な時間管理
• 適度な運動の推奨

それぞれ順番に解説します。

コミュニケーション活性化

テレワークでのコミュニケーション不足を解消するために、タスク管理ツールの導入や定期的なミーティングの開催が業務効率化に有効です。

タスク管理ツールは、現在おこなっている業務内容と進行状況を管理できます。チームで作業している場合は、誰がどの作業を担当しており、どこまで進んでいるのかを明確にできます。

納期に間に合わないような仕事がないかを判断し、お互いにサポートしあうことも可能です。また、Web会議システムで定期的なミーティングを開催するのも重要でしょう。

進行状況やお互いに抱えている問題を共有することによって、トラブルを未然に防ぎ、アドバイスや指示を与えることでチームメンバーの孤立化を防ぐこともできます。

テレワークの環境整備

テレワークを円滑に進めるには、環境整備が欠かせません。環境整備のためのツールとしては、おもに下記のようなものが挙げられます。

• ウェブ会議システム
• クラウドストレージ
• ビジネスチャットやグループウェアツール
• 資料の電子化ツール

テレワークでは、これらのツールを揃えておくと快適なテレワークがおこなえるでしょう。

作業の効率的な時間管理

テレワークにおいては、作業の効率的な時間管理も重要です。最適な時間管理をおこなうには、下記のようなルールを設けるのがおすすめです。

• 各チーム内で規定の業務時間を設ける
• 業務の予定や日時を日々共有する
• 勤怠の提出頻度を月次から週次など短くする

これにより、業務に関する相談をするための時間設定が容易になったり、生産性の向上にも繋がります。

適度な運動の推奨

テレワークでは、適度な運動も大切でしょう。例えば、次のような運動がおすすめです。

• テレワーク前に10分だけ散策し歩数を報告し合う
• ラジオ体操をおこなう
• オンラインミーティングの際に座ったままできるストレッチを全員でおこなう

健康管理においては規則正しい生活や睡眠、食事など大切な要素がさまざまあります。そのなかでも、テレワークでは特に運動不足が懸念されます。

適度な運動をすることで心身ともに健康な状態を保ち、集中力を高めて業務効率化につなげることができるでしょう。

業務効率化を図って最適なテレワークを

本記事では、テレワークを業務効率化するためのコツについて解説しました。

テレワークにおいて業務効率化を図ることで、社内のコミュニケーションも円滑になり生活リズムも整えられます。

業務効率化を図って、最適なテレワークを目指してみてはいかがでしょうか？

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